▲ 비대면계약관련 제12회 지방자치단체생산성 우수사례 선정되어 행안부 장관상을 수상하고 있다. 좌로부터 이상민 행안부장관, 김병수 김포시장. (자료=김포시)

 

 

 

[브레이크뉴스경기남부=김포 이귀선기자] 김포시는 기존의 관행을 과감히 타파하는 ‘김포시 계약 2.0’을 시작, 계약행정의 새로운 패러다임을 제시했다.

 

21일 김포시에 따르면 대부분의 행정업무 중 전자적 방식으로 처리되는 와중에도 종이문서를 고수하던 계약업무를 혁신하여 지난 2020년부터 전자적 처리방식에 의한 비대면 계약을 도입한 바 있다.

 

‘비대면 계약’은 나라장터와 문서24를 활용, 입찰부터 대가지급까지 행정기관을 방문하지 않고도 모든 계약업무를 처리할 수 있으며, 김포시는 본청 계약의 97% 이상을 비대면계약으로 처리하였다. 이러한 성과는 2022년 행정안전부로부터 지방자치단체 생산성대상 우수사례 및 정부혁신 100대 사례에 선정되는 등 우수함을 인정받고 많은 지자체에 전파하기도 했다.

 

그러나 이러한 혁신은 본청에 한정되어 직속기관과 사업소 등 본청 외의 계약부서는 여전히 관행대로 종이문서를 접수받아 업무를 처리하고 있는 한계가 있었다. 비슷한 사업의 입찰공고가 부서마다 틀리거나 계약법령 해석의 차이로 서로 다른 첨부서류를 요구하는 사례가 발생하기도 했다.

 

특히 인구와 재정규모가 비슷한 다른 지자체와 비교하여 최저수준인 계약담당 인력으로 인한 업무 과부하는 충분한 법령 및 서류 검토없이 밀어내기식의 계약로 이어지는 것이 실정이었다. 계약업무 처리에 있어 반드시 요구되는 전문성 확보는 쉽지 않은 상황이었다.

 

민선8기 김포시는 이러한 상황이 계속될 경우 행정의 불신을 초래할 수 있다고 판단, 보다 신뢰할 수 있고 효율적인 행정체제를 갖추고자 고심하기 시작했다.

 

전국 최초 비대면 전자적 처리방식의 계약행정을 도입한 김포시가 이번에는 계약업무의 새로운 패러다임을 제시하기 위한 또 한 번의 혁신, 계약 2.0을 시작한 것이다.

 

민선8기 김포시에서 2024년부터 시작되는 계약 2.0이 무엇인지 자세히 살펴봤다.

 

계약업무 집중과 업무 표준화·최적화를 시작한 김포시

 

민선8기 김포시는 50만을 넘어 70만 대도시에 대비하려면 보다 전문화된 체계적인 행정시스템이 필요하다.

 

이러한 관점에서 시는 계약업무의 혁신을 달성하기 위해서 우선 업무처리 과정에서의 혼선을 최소화하고 일관성을 유지하는 것이 무엇보다 중요하다.

 

이를 위해 시는 우선 조직기반을 갖춰야 했고, 올해 상반기 조직개편을 통해 계약2팀을 신설하였다. 그동안 본청과 사업소 등에서 각각 체결하던 계약을 모두 본청에서 처리하기로 한 것이다.

 

가장 먼저 비대면계약, 입찰대행, 클린페이 등 본청에서만 적용됐던 시책을 김포시 전체로 확대하였고, 입찰공고문과 계약에 첨부되는 서류를 표준화하는 등 조금씩 업무의 변화가 시작됐다.

 

혁신의 가장 큰 걸림돌이 되는 팀간 칸막이는 소통과 협업을 통해 극복하고 있다. 모든 계약담당 직원이 참여하는 학습조직은 계약 2.0이라는 업무혁신의 엔진으로서 동력을 제공한다. 매주 한번씩의 정기적 모임을 통해 직무역량을 강화하고 업무 관련 문제점을 수시로 공유해 최적의 해결방안을 빠르게 모색하고 있다.

 

사업소에서 계약업무를 담당했던 한 직원은 “비대면 계약에 따른 전자적 처리 방식으로 별도의 출력 없이도 계약문서를 보관해 문서 관리가 용이해 지는 등 업무 외적인 시간이 많이 단축됐다”고 전했다.

 

또 다른 관계자는 “계약팀 간 협업 및 학습조직 운영으로 복잡하고 다양한 사례를 공유하고 있다. 이를 통해 업무에 대한 전문성을 쌓고 노하우를 확보하면서 다함께 성장할 수 있을 것이라는 기대감을 가지게 됐다”고 말했다.

 

칸막이 허문 계약팀, 맞춤형 교육 및 양방향 소통으로 직무역량 강화

 

계약 2.0의 비전은 이러한 혁신의 결과물을 부서에 넘어 모든 조직에 확산시키는 것을 목표로 한다. 계약업무를 전담하는 부서 또는 몇 명의 담당공무원이 아니라 조직전체의 역량강화를 도모한다는 의미이다.

 

사내강사를 양성해서 맞춤형 교육을 실시하는 한편, 양방향 소통을 위해 사내게시판 및 오픈채팅방을 적극 활용하고 있다.

 

다양한 창구로 유의사항과 노하우를 공유하고 피드백을 수렴하는 등 양방향 소통을 통해 불합리하거나 불공정한 계약으로 발생할 수 있는 문제를 최소화할 수 있을 것으로 기대하고 있다.

 

특히 2월부터 운영을 시작한 오픈채팅방에는 개통 1주일만에 100명이 넘는 공직자가 자유의사로 참여하는 등 큰 호응을 얻고 있다.

 

협업으로 혁신... 계약협업팀, 업무기준 명문화 추진

 

불분명한 규정으로 인해 관행적으로 이뤄지던 업무기준을 명문화하고자 감사담당관, 예산과와 협업한 계약협업팀을 운영한다.

 

가장 먼저 수의계약 처리기준과 검사검수 규정부터 시작하여 자치법규로서 규정할 수 있는 부분은 최대한 정비하여 업무처리 기준을 확립할 계획이다.

 

정확한 업무기준은 계약업무에 혼란을 사전에 방지하고 공정한 계약을 추진하여 행정의 신뢰성을 높이는데 크게 기여할 것으로 기대되고 있다.

 

박재관 회계과장은 “이번 김포시 계약 2.0 추진을 통해 계약의 투명성과 효율성을 강화하고 나아가 합리적인 계약서비스 제공을 통해 계약상대자의 편의를 증진하여 타 지자체의 모범이 되도록 적극 노력할 것”이라고 말했다.

 

아래는 위 기사를 '구글 번역'으로 번역한 영문 기사의 [전문]입니다. '구글번역'은 이해도를 높이기를 위해 노력하고 있습니다. 영문 번역에 오류가 있을 수 있음을 전제로 합니다.<*The following is [the full text] of the English article translated by 'Google Translate'. 'Google Translate' is working hard to improve understanding. It is assumed that there may be errors in the English translation.> 

 

[Break News Southern Gyeonggi = Gimpo Reporter Gwi-seon Lee] Gimpo City launched ‘Gimpo City Contract 2.0’, which boldly broke down existing practices and presented a new paradigm in contract administration.

 

According to Gimpo City on the 21st, even though most administrative tasks are processed electronically, contract work, which used to be paper documents, has been innovated and non-face-to-face contracts using electronic processing have been introduced since 2020.

 

‘Non-face-to-face contract’ uses Nara Marketplace and Document 24 to handle all contract work, from bidding to payment, without visiting administrative agencies, and Gimpo City processed more than 97% of headquarters contracts through non-face-to-face contracts. These achievements were recognized for their excellence and were disseminated to many local governments, including being selected as an excellent case for local government productivity and one of the top 100 examples of government innovation in 2022 by the Ministry of Public Administration and Security.

 

However, this innovation was limited to the headquarters, and contracting departments other than the headquarters, such as direct agencies and business offices, still had the limitation of receiving paper documents and processing work as usual. There have been cases where bid notices for similar projects were different for each department or required different attached documents due to differences in interpretation of contract laws.

 

In particular, compared to other local governments with similar population and financial scale, work overload due to the lowest level of manpower in charge of contracts led to push-out contracts without sufficient review of laws and documents. It was not easy to secure the expertise required to handle contract work.

 

Gimpo City, the 8th popularly elected city, judged that if this situation continued, it could lead to distrust in the administration, and began to consider establishing a more reliable and efficient administrative system.

 

Gimpo City, which was the first in the country to introduce non-face-to-face electronic contract administration, has now launched Contract 2.0, another innovation to present a new paradigm in contract work.

 

We took a closer look at what Contract 2.0, which starts in 2024, is in Gimpo City, the 8th popularly elected city.

 

Gimpo City began focusing on contract work and standardizing and optimizing work.

 

Gimpo City, the 8th popularly elected city, needs a more specialized and systematic administrative system to prepare for a large city with more than 500,000 people and 700,000 people.

 

From this perspective, in order for the city to achieve innovation in contract work, it is most important to minimize confusion and maintain consistency in the work process.

 

To achieve this, the city first had to establish an organizational foundation, and contract team 2 was established through reorganization in the first half of this year. It was decided that all contracts that had been concluded separately between the main office and business offices would be handled by the main office.

 

First, policies that were applied only at the headquarters, such as non-face-to-face contracts, bidding agency, and clean pay, were expanded to the entire Gimpo City, and work began to change little by little, such as standardizing bid notices and documents attached to contracts.

 

The division between teams, which is the biggest obstacle to innovation, is being overcome through communication and collaboration. The learning organization in which all contract staff participate provides the driving force as an engine for business innovation called Contract 2.0. Through regular meetings once a week, we strengthen job capabilities and frequently share work-related problems to quickly find optimal solutions.

 

An employee who was in charge of contract work at the business office said, “With the electronic processing of non-face-to-face contracts, contract documents can be stored without separate printing, making document management easier, and time spent outside of work has been greatly reduced.”

 

Another official said, “We are sharing complex and diverse cases through collaboration between contract teams and operating a learning organization. “Through this, we have expectations that we will be able to grow together while building expertise in our work and securing know-how,” he said.

 

Partition contract team strengthens job capabilities through customized training and two-way communication

 

Contract 2.0's vision aims to spread the results of these innovations beyond departments and throughout the organization. This means that it seeks to strengthen the capabilities of the entire organization, not just a department or a few public officials dedicated to contract work.

 

We train in-house instructors and provide customized training, while actively utilizing the in-house bulletin board and open chat room for two-way communication.

 

It is expected that problems that may arise from unreasonable or unfair contracts can be minimized through two-way communication, such as sharing precautions and know-how and collecting feedback through various channels.

 

In particular, the open chat room, which began operating in February, is receiving a great response, with more than 100 public officials participating of their own free will within a week of opening.

 

Innovation through collaboration... Contract collaboration team promotes codification of work standards

 

We operate a contract collaboration team that collaborates with the audit officer and budget department to codify work standards that were customary due to unclear regulations.

 

First, we plan to establish business processing standards by reorganizing as much as possible the parts that can be stipulated as autonomous laws and regulations, starting with the standards for handling private contracts and inspection and inspection regulations.

 

Accurate work standards are expected to contribute greatly to preventing confusion in contract work and promoting fair contracts, thereby increasing the reliability of administration.

 

Park Jae-gwan, head of the accounting department, said, “Through this promotion of Gimpo City Contract 2.0, we will strengthen the transparency and efficiency of contracts and furthermore, we will actively strive to become a model for other local governments by improving the convenience of contracting parties by providing reasonable contract services.”

 

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